Приобретение автомобиля юридическим лицом бухгалтерский учет. Организация покупает автомобиль. Пример. учет операции по приобретению автомобиля

При подготовке этой главы использовалась информация из книги М. Н. Агафоновой «Автомобиль на вашем предприятии» издательства Бератор-Пресс, 2003 г. Кому интересны дополнительные нюансы бухгалтерских проводок, весьма рекомендую. Там же можно найти образцы различных ведомостей, актов, договоров и прочих необходимых документов.
Отдельное спасибо за консультации по организации автохозяйства Бородавкину Александру Владимировичу.
Глава достаточно нудная. Основное содержание посвящено оформлению и содержанию автомобиля на балансе организации либо аренде. Когда я во всем этом разобрался, то пришел в уныние, так как создается ощущение, что заниматься этим не следует. Но, слегка успокоившись, сделал следующие выводы: Из-за одного автомобиля открывать собственное автохозяйство недостаточно выгодно и неэффективно. Основные проблемы возникают на этапе создания и становления системы использования автотранспорта организации. Бухгалтер должен обладать либо достаточной квалификацией для работы с автохозяйством, либо быть готовым к появлению автотранспорта на балансе организации и особо не сопротивляться нововведению. Если планируется небольшое количество автомобилей (1-3), то на начальном этапе лучше на короткий срок (около двух месяцев) привлечь сильного специалиста для организации автохозяйства, заплатить ему достойно и после привлекать для консультаций, обходясь своими силами. Использование предприятием автомобилей, особенно легковых, для собственных нужд намного проще, чем для обслуживания

сторонних организаций и физических лиц.
Если автомобилей уже хотя бы два, а не один, больше смысла открывать автохозяйство и списывать на затраты его содержание, экономя на налогах и перекладывая ответственность с вас, как физического лица, на юридическое лицо. Кроме этого, организация имеет возможность купить автомобиль не только за наличные и в кредит, ной в лизинг. Лизинг необходимо тщательно просчитать, но схема привлекательная.
В целом содержимое главы показывает трудоемкость организации автохозяйства, необходимость документального оформления, контроля и списания ГСМ (горюче-смазочных материалов), запасных частей и расходных материалов, а также дополнительную нагрузку на бухгалтеров. Вы, как руководитель, должны быть готовы к этим трудностям, некоторым неудобствам и затратам.
Переходим к нормативно-правовой базе и комментариям к ней.
Существуют различные способы получения организацией автотранспортных средств, а именно: покупка, аренда, безвозмездное пользование, возмещение своим сотрудникам затрат по использованию их собственного автотранспорта в служебных целях. Все эти операции отражает бухгалтерия в своей работе. Учет указанных операций ведется по одним и тем же правилам, как на крупных, так и на небольших предприятиях.
Согласно ПБУ (Положение по бухгалтерскому учету) 6/01, транспортные средства относятся к основным средствам. Для того чтобы принять приобретенное вашим предприятием автотранспортное средство к бухгалтерскому учету в качестве основного средства, необходимо выполнение следующих условий, определенных в ПБУ 6/01: автомобиль используется в производственном процессе или для управленческих нужд; срок его полезного использования составляет свыше 12 месяцев; автомобиль приобретен не с целью перепродажи; использование автомобиля необходимо для осуществления нормального производственного пли управленческого процесса, в результате которого предприятие получает экономические выгоды (доход).
Соблюдение этих требований позволит корректно относить на затраты все, что относится к содержанию и эксплуатации автомобиля на вашей организации.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации» (в ред. от 21 февраля 2002 г.), собственники должны зарегистрировать свои автотранспортные средства в течение срока действия регистрационного знака «Транзит» или в течение пяти дней с момента приобретения, таможенного оформления, снятия с учета транспортных средств, замены номерных агрегатов или возникновения иных обстоятельств, потребовавших изменения регистрационных данных. Регистрируют автотранспортные средства подразделения Государственной инспекции по безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел РФ. Регистрация автомобилей и изменение их регистрационных данных производятся на основании паспортов соответствующих транспортных средств, справок-счетов,
выдаваемых предприятиями-изготовителями, торговыми предприятиями, гражданами-предпринимателями, имеющими лицензии на право торговли транспортными средствами, или иных документов, удостоверяющих право собственности владельца транспортных средств и подтверждающих возможность допуска их к эксплуатации на территории Российской Федерации. Если ваша организация приобретает автомобиль у другой организации, на балансе которой он числился в составе основных средств, то для регистрации автомобиля необходимо представить договор купли-продажи с актом приемки-передачи. Организация уплачивает регистрационный сбор за постановку автотранспортного средства на учет. В подразделении ГИБДД выдаются свидетельство о регистрации транспортного средства, государственные номерные знаки и делается отметка в техническом паспорте автотранспортного средства о постановке на учет.
После государственной регистрации автомобиля организация вводит его в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию и принятие автомобиля к бухгалтерскому учету в качестве основного средства производятся на основании приказа руководителя предприятия.
При наличии у организации транспорта она платит транспортный налог. Налоговый период - календарный год, отчетные периоды - первый квартал, второй квартал, третий квартал. Порядок и сроки уплаты этого налога устанавливаются законами субъектов Российской Федерации. Вст. 361 НК РФ дана таблица налоговых ставок для всех объектов налогообложения транспортным налогом. Она является базовой. Налоговые ставки, указанные в ней, могут быть увеличены или уменьшены местными законами по каждому конкретному региону, но не более чем в пять раз. Величина налоговых ставок зависит от мощности двигателя.
В соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 7-ФЗ «Об охране окружающей природной среды», со всех организаций, эксплуатирующих автомобильный транспорт (как собственный, так и арендованный), взимается плата за выброс в атмосферу загрязняющих веществ от передвижных источников. Согласно ст. 6 этого Закона, нормативы в области охраны окружающей среды должны устанавливаться органами государственной власти субъектов Российской Федерации. В настоящее время порядок определения платы и ее предельных размеров регламентируется постановлением Правительства РФ от 28 августа 1992 г. № 632. Указанное постановление было принято в соответствии с Законом РСФСР от 19 декабря 1991 г. № 2060-1. Согласно этому постановлению базовые нормативы платы устанавливаются по каждому ингредиенту загрязняющего вещества, виду вредного воздействия с учетом степени опасности их для окружающей природной среды и здоровья населения. Для отдельных регионов устанавливаются коэффициенты к базовым нормативам платы, учитывающие экологические факторы. Размер годовой платы за загрязнение окружающей среды автотранспортными средствами определяется одним из следующих способов: по количеству израсходованного топлива с учетом установленной удельной платы для всех его видов; по количеству и типу эксплуатируемых транспортных средств с учетом установленной годовой платы за одно транспортное средство.
Как правило, организация регистрирует в органах ГИБДД приобретенное автотранспортное средство по месту своего нахождения. Это
означает, что предприятие уже зарегистрировано в налоговой инспекции в качестве налогоплательщика. Требуется ли ему при этом вставать на повторный учет, как владельцу транспортного средства? Налоговые органы дают на этот вопрос однозначный ответ - требуется. Поэтому,

во избежание конфликтных ситуаций, нужно оформить все необходимые документы в предусмотренные законом сроки.
Чтобы относить на затраты все, что связано с автомобилем, он принимается к учету в бухгалтерском балансе по первоначальной стоимости. Формирование первоначальной стоимости зависит от способа приобретения этого средства. К таким способам относятся: покупка; вклад в уставный капитал; безвозмездное получение; обмен.
Нам наиболее актуальна покупка. Купили - поставили на балансовый учет, эксплуатируете, платите налоги. При этом стоимость автотранспортного средства подлежит списанию с бухгалтерского учета в случаях: продажи; безвозмездной передачи; морального и физического износа; ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях; передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций.
Это значит, что, купив автомобиль, вы начинаете его амортизировать и платить транспортный налог и экологический сбор. По прошествии какого-либо времени вы от него избавитесь. При продаже можно назначить любую цену. С разницы между остаточной (балансовой) стоимостью и стоимостью продажи вы заплатите налог на прибыль (расчет не самый простой, но смысл именно такой). Остаточная стоимость - это разница между начальной стоимостью и величиной амортизации.
Для эксплуатации автомобиля потребуются горючесмазочные материалы и специальные жидкости. К ним относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие). Бухгалтерия предприятия ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам.
При приобретении ГСМ за наличный расчет необходимо соблюдать следующие правила. Руководитель предприятия издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет на приобретение ГСМ. В этом приказе должны быть установлены сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов. К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). Кассовый чек должен содержать следующие данные:
О наименование организации-продавца (АЗС);
О ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

О номер кассового аппарата;
О номер и дату выдачи чека;
О стоимость ГСМ с учетом НДС;
О марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.
Расходы на топливо обычно большие, при этом НДС с него зачесть удастся не всегда. Связанно это с тем, что НДС из стоимости ГСМ расчетным путем не выделяется. Для АЗС продажа ГСМ с выдачей чека ККМ является розничной торговлей, а главой 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету суммы НДС, выделенной расчетным путем из чеков ККМ. Для зачета НДС необходимо работать с топливными компаниями по безналичному расчету с применением талонов на топливо или топливных карт.
Бухгалтерские и налоговые нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ в перевозочном процессе. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства. Поэтому каждая организация вправе самостоятельно определить нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта. Нормы должны быть реальными. В противном случае будут злоупотребления со стороны водителей и «пережег» топлива и, следовательно, неоправданные дополнительные расходы. Разрабатывает эти нормы ответственный за автохозяйство. Для личной машины вы вправе установить подходящие для вас нормы расхода топлива.
Учтите, что согласно положениям главы 25 НК РФ (налог на прибыль) для целей налогообложения принимаются только документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы. Расход ГСМ можно признать экономически обоснованным, если он производится по утвержденным руководителем нормам.
При разработке норм организации руководствуются Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03), утвержденными Министерством транспорта РФ 29 апреля 2003 г. Эти нормы действуют до 1 января 2008 г., далее введут новые. В документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел. Нормативные материалы предназначены для всех организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации. Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды в состав норм не включается и устанавливается отдельно.
Списание горюче-смазочных материалов на себестоимость перевозок производится на основании путевых листов. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ. Эти данные записывает в путевой лист механик или иное уполномоченное лицо. В путевом листе также должен быть указан точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. «Точный» - означает указание маршрута. Например, Санкт-Петербург - Тверь - Москва, Санкт-Петербург и Ленинградская

область. Указывать Российская Федерация или Республика Карелия нежелательно.
При эксплуатации потребуются запасные части. Они могут быть изготовлены на самом предприятии, поступить от поставщиков или подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет. Все приобретенные запчасти приходуются на складе. Материальноответственное лицо в день поступления ценностей на склад составляет в одном экземпляре приходный ордер по форме № М-4. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Поступающим на склад запчастям присваивается номенклатурный номер. На каждый номенклатурный номер открывается карточка учета материалов по форме № М-17. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Представитель ремонтного цеха (либо водитель, механик гаража или другое назначенное лицо, если на предприятии нет ремонтной службы) получает запчасти со склада по требованию-накладной формы № М-11. Накладную в двух экземплярах составляет материальноответственное лицо склада, сдающего материальные ценности. Ее подписывают сдатчик и получатель запасных частей. Новые запасные части выдают из кладовой только в обмен на изношенные. Изношенные запасные части, подлежащие ремонту, передают в ремонтный цех (участок), а после ремонта возвращают на склад. Негодные к дальнейшему использованию запчасти актируют и приходуют в кладовой по массе лома, как прочие материалы.
В установленные организацией сроки материально-ответственное лицо склада сдает в бухгалтерию материальный отчет в форме реестра приходных и расходных документов с приложенными первичными документами.
Правила документального оформления движения материалов являются одинаковыми для всех предприятий, как крупных, так и совсем небольших, с численностью работающих до 10 человек. Даже в небольшой организации должен быть завхоз (либо сотрудник, выполняющий функции завхоза), который ведет документальный учет материальных ценностей, приобретаемых организацией и расходуемых в процессе хозяйственной деятельности. К таким материальным ценностям относятся не только запчасти, топливо, но и канцелярские принадлежности, производственный и хозяйственный инвентарь со сроком службы менее 12 месяцев и пр. На небольшом предприятии можно не составлять требование-накладную по форме № М-11, а оформлять отпуск материалов непосредственно в карточке учета материалов формы № М-17, в которой расписывается получатель материалов. (Облегчение минимальное. Как в поговорке: «хрен редьки не слаще».)
Автомобильные шины (покрышки, камеры и ободные ленты), находящиеся на складе и в оборотном фонде (в обороте службы технической эксплуатации, шинном цехе, в запасе на автомобилях технической помощи), нормируются и учитываются как оборотные средства. Шины, поступающие на предприятие с автомобилем (на колесах и в запасе при транспортном средстве), включаются в его первоначальную стоимость и учитываются в составе основных средств.
На каждую покрышку ведется учетная карточка, в которой отражаются все перемещения, полученные дефекты, ремонт, количество пройденных километров. Карточки учета работы автопокрышек ведет техник по учету автошин или иное лицо, назначенное приказом руководителя предприятия. Карточка является основанием для списания автошин по непригодности, предъявления рекламаций изготовителям и шиноремонтным заводам в случае невыполнения гарантийного пробега по их вине. Замена изношенных шин на новые производится после выполнения нормативного эксплуатационного пробега. При недопробеге автопокрышек выясняются его причины (вина

водителя, завода-изготовителя и пр.), которые отражаются в акте на списание. Автомобильные шины со склада выдаются только в обмен на сданные шины, подлежащие восстановлению или списанию в утиль. При сдаче составляют акт о полной непригодности шин, в котором указывают: размер каждой покрышки или камеры, ее серийный номер, модель, характер повреждения и пробег. Шины, нуждающиеся в ремонте, передают по требованию-накладной (форма № М-11) в вулканизационную мастерскую предприятия или сторонней организации по акту передачи.
Любая машина нуждается в ремонте. В зависимости от сложности и продолжительности работ различают капитальный, средний и текущий ремонт. При капитальном ремонте транспортных средств производится полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, восстановление или замена всех изношенных деталей и узлов на новые, сборка, регулирование, испытание. В результате модернизации происходит улучшение нормативных показателей функционирования транспортного средства (срок полезного использования, мощность и другие технические характеристики). Например, расходы по замене двигателя автомобиля на более мощный носят капитальный характер и увеличивают первоначальную стоимость автомобиля. После проведения капитального ремонта автомобиль получает новый норматив пробега до следующего капитального ремонта - это не менее 80% ресурса новой машины. При среднем и текущем ремонте производится частичная разборка и замена деталей и агрегатов автомобиля.
Проведение всех видов ремонтов требует соблюдения определенных правил документального оформления. До начала отчетного года на предприятии составляется план технического обслуживания и ремонта подвижного состава. Специальная комиссия, созданная на предприятии, составляет на каждый ремонтируемый автомобиль акт технического осмотра и дефектную ведомость. В этих документах указывают: работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, намечаемые к замене детали, нормы времени на работы и изготовление заменяемых деталей. Формы актов и дефектной ведомости предприятие разрабатывает самостоятельно. На основании дефектной ведомости составляется смета на проведение ремонта. Смету может составить соответствующая техническая служба предприятия или сторонняя специализированная организация. Дефектную ведомость и смету утверждает руководитель предприятия. Если ремонт выполняется хозяйственным способом, то инженерно-техническая служба предприятия (например, отдел главного механика, отдел капитальных ремонтов и т. п.) выписывает наряды-заказы по данным дефектной ведомости. Первый экземпляр наряда- заказа передается ремонтному цеху, второй - в бухгалтерию, третий остается в инженерно-технической службе для контроля сроков выполнения ремонтных работ. Бухгалтерия ведет аналитический учет по наряду-заказу. По дефектной ведомости и наряду-заказу выписываются документы на получение со склада необходимых для ремонта запасных частей и материалов, а также рабочие наряды на изготовление и реставрацию отдельных узлов и деталей. Передача автомобиля в ремонт, как в ремонтный цех предприятия, так и сторонней организации, производится на основании акта. Акт подписывают сдающая и принимающая стороны. Если ремонт производит сторонняя организация, то акт составляют в 2 экземплярах (по одному для каждой стороны). По окончании капитального ремонта составляется акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных

объектов по форме № ОС-3. При производстве ремонтных работ сторонней организацией - акт по форме № ОС-3 также составляется в 2 экземплярах. Получив акт формы № ОС-3, бухгалтер делает запись в инвентарной карточке автотранспортного средства (форма № ОС-6) о произведенных работах.
Автомобиль, находящийся на балансе организации, страхуется. ОСАГО неизбежно, а КАСКО - по желанию. Все как у частных лиц. На организацию полис обязательного автострахования выписывается обезличенно, т. е. без ограничений по водителям.
Ежедневно, перед выпуском автомобилей на линию, их осматривает механик и делает отметку в путевом листе о технической исправности автомобиля. На предприятиях, имеющих большой парк автомобилей, механик является штатным сотрудником предприятия. Он проходит специальное обучение и получает удостоверение на право допуска технически исправных автомобилей к работе. Организации, не имеющие штатного специалиста, должны заключить договор с авторемонтной организацией или предприятием автохозяйства, в штатах которых имеются обученные механики. Расходы, связанные с ежедневным выпуском автомобилей на линию, списываются на счета учета затрат.
Работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят предварительные (при поступлении на работу) и периодические (лица в возрасте до 21 года - ежегодные) медицинские осмотры для определения пригодности их к поручаемой работе и предупреждения профессиональных заболеваний (ст. 213 ТК РФ). В соответствии со ст. 185 ТК РФ за время нахождения на медицинском обследовании за работниками, обязанными проходить такое обследование, сохраняется средний заработок по месту работы. Медицинское обследование производится в рабочее время. В настоящее время медицинские осмотры стали платными. Стоимость обязательных медицинских осмотров относится на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье «Затраты на обеспечение нормальных условий труда и техники безопасности».
Кроме периодических медицинских осмотров, водители перед выходом в рейс обязаны пройти ежедневный медицинский контроль. Этот контроль осуществляет медицинское учреждение, с которым организация заключает договор, либо медицинский работник, состоящий в штате организации. Договор на ежедневный медицинский контроль заключается с медицинским учреждением, имеющим соответствующую лицензию. Медицинский работник, работающий на предприятии по трудовому контракту (на постоянной основе пли на условиях совместительства), должен иметь документ о медицинском образовании и соответствующую лицензию.
В путевом листе в разделе о состоянии здоровья водителя ежедневно делается запись или проставляется штамп «Медицинский контроль (осмотр) прошел». Указанная запись заверяется подписью медицинского работника.
Если вы собираетесь использовать автомобиль для оказания услуг другим организациям и физическим лицам, вам понадобится лицензия. Постановлением Правительства РФ от 10 июня 2002 г. № 402 утверждено Положение о лицензировании перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом. Это Положение определяет порядок лицензирования перевозок: пассажиров на коммерческой основе легковым автомобильным транспортом; пассажиров автомобильным транспортом, оборудованным для перевозок более восьми человек (за исключением случая, если указанная деятельность осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя); грузов автомобильным транспортом грузоподъемностью свыше 3,5 тонны (за исключением случая, если указанная деятельность осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя).

На каждый из перечисленных видов деятельности надо оформлять отдельную лицензию. Лицензирующим органом является Министерство транспорта РФ. Лицензия предоставляется на пять лет. Одновременно с лицензией на каждое автотранспортное средство выдается лицензионная карточка. При осуществлении лицензионной деятельности эта карточка должна находиться у водителя автотранспортного средства.
Для получения лицензии организация должна представить в лицензирующий орган следующие документы: заявление с просьбой о предоставлении лицензии; копии учредительных документов; копию свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет; копии документов, которые подтверждают соответствие квалификации работников организации установленным требованиям, предъявляемым при осуществлении перевозок соответствующим автомобильным транспортом; копии документов, подтверждающих прохождение соответствующей аттестации должностными лицами организации, ответственными за обеспечение безопасности дорожного движения;
сведения о транспортных средствах; документ, подтверждающий уплату лицензионного сбора.
Решение о выдаче лицензии принимается в течение 30 дней со дня получения лицензирующим органом заявления и всех необходимых документов.
Если в период действия лицензии у организации происходят изменения в составе и количестве автотранспортных средств, то она обязана сообщить о каждом изменении лицензирующему органу в течение 15 дней в письменной форме.
Может возникнуть ситуация, когда вы решите использовать собственный автомобиль или автомобиль сотрудника для служебных целей. Это возможно. Согласно ст. 188 ТК РФ работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться работникам, если производственная (служебная) деятельность работников связана с постоянными разъездами и работники используют для служебных поездок личные легковые автомобили. В этом случае работник должен представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Если работник водит автомобиль по доверенности, то он должен сдать в бухгалтерию копии технического паспорта и доверенности собственника автомобиля. Размер компенсации зависит от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. Компенсация должна обеспечить возмещение расходов работника, связанных с эксплуатацией автомобиля в служебных целях. Считается компенсация по специальной формуле - рассматривать ее не будем, потянет на треть главы.
Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации. Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. Компенсация не начисляется только за дни нахождения работника в отпуске, командировке, а также за дни невыхода его на работу из-за временной нетрудоспособности пли по другим причинам.
Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы

автотранспорта: журнал учета путевых листов (форма № 8); путевой лист легкового автомобиля (форма № 3); путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.)); путевой лист легкового такси (форма № 4); путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п); путевой лист автобуса (форма № 6); путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец.)); товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).
Путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям. Этот документ выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом (уполномоченное лицо назначается приказом руководителя организации). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист под расписку, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую. Путевой лист на следующий день (смену) выдается водителю при условии, что он сдал путевой лист предыдущего дня работы.
При использовании собственного легкового автомобильного транспорта организации имеют право самостоятельно разработать, утвердить и применять свою форму путевого листа. Разрешается применение совместно путевого листа и маршрутного листа, действительного на календарный месяц. На это есть разъяснения Министерства финансов Российской Федерации.
Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации путевых листов, выданных водителю и сданных после обработки в бухгалтерию.
Вроде бы все. Что из вышеперечисленного следует? В организации обязательно должен быть кто-то ответственный за автохозяйство. Вам придется подписать большое количество документов при налаживании процесса и непрерывно подписывать в текущей работе. Если получится - попытайтесь вникать, что подписываете, не получится - подписывайте, доверяя ответственному лицу.
Открытие непосредственно автохозяйства производится одновременно с постановкой на учет первого автомобиля. При открытии автохозяйства документы подаются в МРЭО. Список документов уточните там, в основном это копии учредительных документов. Транспорт может стоять на площадке, оборудованной средствами пожаротушения, подходящей под требования СЭС, должна быть возможность для осуществления квалифицированного обслуживания и ремонта автомобиля. Если у вашей организации нет соответствующих возможностей, придется заключать липовые договоры с организациями, обладающими такими возможностями и оказывающими данные услуги.

После открытия автохозяйства и постановки на учет автотранспорт организации требуется поставить на учет в военкомате. Процедура достаточно рутинная.
На этом по автомобилю на балансе организации в основном все. В реальности все не так страшно и вполне осуществимо, но организовывать надо по полной. Готовьтесь.

Как бухгалтеру оформить покупку автомобиля? В чем отличие покупки нового авто от б/у? Как определить первоначальную стоимость и какие налоги придется уплатить? - читайте в статье.

Покупка авто в организации

Как новые, так и бывшие в употреблении автомобили приобретают по договору купли-продажи. Если организация покупает транспортное средство у юридического лица, то необходимо оформить счет-фактуру и накладную. Кроме того, нужно оформить акт приема-передачи. Можно использовать форму № ОС-1 или свободную. Кто будет составлять акт (продавец или покупатель) зависит от того, новая машина или нет.

На новые автомобили продавец выписывает накладные, но акт по форме № ОС-1 не составляет, поэтому его нужно будет заполнить самостоятельно.

Если же компания приобрела б/у автомобиль у другой организации, то акт должен составить продавец, включив туда не только данные бухучета, но и сведения, необходимые для расчета амортизации в налоговом учете: амортизационную группу, срок полезного использования и фактический срок эксплуатации.

Вместо отдельного акта продавец вправе выдать УПД. В этом случае нужно попросить дополнительно указать амортизационную группу, срок полезного использования, а также фактический период эксплуатации в универсальном документе. Без них придется устанавливать срок полезного использования, как по новым авто, а это невыгодно.

Далее нужно открыть инвентарную карточку по форме № ОС-6. Образцы бланков ОС-1 и ОС-6 можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 .

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие торговлю транспортными средствами в предусмотренном законодательством РФ порядке, не регистрируют транспортные средства, предназначенные для продажи.

Оформление автомобиля

Приобретенное транспортное средство отражается в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, включающей все фактические затраты, связанные с покупкой: сумму, уплаченную поставщику; посреднические вознаграждения; оплату информационных и консультационных услуг; прочие расходы, связанные с приобретением ТС (п. 8 ПБУ 6/01).

Затраты на приобретение ОС отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сформированная первоначальная стоимость объекта списывается со счета 08, субсчет 08-4, в дебет счета 01 «Основные средства» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Госпошлину за регистрацию машины в ГИБДД лучше включить в первоначальную стоимость машины как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Такие разъяснения есть в письме Минфина России от 29.09.2009 № 03-05-05-04/61 . Если списать пошлину единовременно как прочие расходы, то налоговая может обвинить компанию в занижении налога на прибыль. Так как, включив пошлину в первоначальную стоимость автомобиля, компания списывала бы этот расход дольше, через амортизацию.

В случае, если автомобиль взили в кредит, то проценты по кредиту не надо включать в первоначальную стоимость. Их можно учесть в расходах отдельно, как проценты по любым другим долговым обязательствам.

Входной НДС, предъявленный продавцом, тоже не входит в первоначальную стоимость машины. Если организация примет к вычету НДС до регистрации авто в ГИБДД, то существует риск того, что налоговые органы откажут в вычете. Судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков, но во избежание спора с контролирующими органами целесообразно принимать НДС к вычету после регистрации автомобиля в ГИБДД.

Начисление амортизации

Начисление амортизации по приобретенному ТС начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету (п. 21 ПБУ 6/01). В налоговом учете — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода машины в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ). Расчет годовой суммы амортизационных начислений производится линейным способом на основании первоначальной стоимости объектов и нормы амортизации, определенной исходя из срока их полезного использования.

Установленный срок полезного использования для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 3,5 литра и высшего класса составляет от 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410130 — 15 3410141, для остальных легковых автомобилей — от 3 до 5 лет включительно (код 15 3410010).

Срок полезного использования для грузовиков

Совет: Выберите минимальный срок использования, чтобы не растягивать амортизацию машины, а, наоборот, быстрее списать расходы на ее покупку

Что делать, если вы приобрели б/у авто и в учете продавца он полностью самортизирован?

Тогда срок использования можно установить самостоятельно. Его может определить технический специалист исходя из состояния автомобиля. Не стоит устанавливать короткий срок, чтобы списать стоимость автомобиля быстрее. Если компания будет эксплуатировать машину несколько лет, то при проверке налоговая признает расчет амортизации неверным, а налог заниженным.

Пример
Согласно ОКОФ срок полезного использования автомобиля составляет 5 лет. Первоначальная стоимость легкового автомобиля — 500 650 руб. Годовая норма амортизации равна 20% (100% / 5 лет). Годовая сумма амортизации составляет 100 130 руб. (500 650 руб. x 20%), соответственно месячная — 8344,16 руб. (100 130 руб. / 12 мес.).

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

Дебет 01, Кредит 08 — 500 650 руб. - автомобиль принят к эксплуатации;
Дебет 20, 26, 44, Кредит 02 — 8344,16 руб. - начислена месячная сумма амортизации.

Если организация приобрела автомобиль, бывший в эксплуатации, то в налоговом учете согласно п. 12 ст. 259 НК РФ срок полезного использования определятся как разность нормативного срока эксплуатации объекта и срока его фактической эксплуатации. В бухгалтерском учете также можно использовать данный метод для определения срока полезного использования автомобиля. Иными словами, организация может учесть срок полезного использования имущества, в течение которого оно принадлежало предыдущему владельцу.

При расчете налога на прибыль перенос расходов на приобретение автомобиля возможен через амортизацию с применением линейного или нелинейного метода (ст. 259 НК РФ). Делая выбор, бухгалтер должен определить, что важнее: уменьшить налоговую базу по прибыли или упростить себе работу.

Как оформить ОСАГО бухгалтеру

Договор обязательного страхования обычно заключается на один год и в дальнейшем продлевается. Поскольку расходы по страхованию относятся к нескольким периодам, то они отражаются в бухгалтерском учете на счете 97 «Расходы будущих периодов» и их равномерно списывают в течение срока действия договора.

Для целей налогообложения расходы на ОСАГО владельцев транспортных средств включаются в состав прочих расходов в пределах утвержденных тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Для организаций, которые применяют метод начисления, порядок списания расходов указан в п. 6 ст. 272 НК РФ. Если договор заключен на срок, равный отчетному периоду или меньше его, затраты признаются в том отчетном периоде, в котором были оплачены страховые взносы. Когда по условиям договора страхования предусмотрена оплата страхового взноса разовым платежом за срок более одного отчетного периода, то он признается в расходах равномерно в течение срока действия договора.

При использовании кассового метода страховые взносы можно исключить из налогооблагаемой прибыли в тот день, когда они перечислены страховщику (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Транспортный налог на авто в компании

По транспортному налогу в течение года нужно перечислять авансовые платежи, если они установлены в региональном законе.

Если компания приобрела и поставила на учет в ГИБДД автомобиль в III квартале, то может потребоваться перечислить аванс. Его рассчитывают исходя из мощности двигателя по данным паспорта транспортного средства. Кроме того, нужно учесть коэффициент, равный числу полных месяцев, в течение которых автотранспорт зарегистрирован на компанию, деленному на количество месяцев в отчетном периоде (п. 3 ст. 362 НК РФ). При этом месяц регистрации автотранспорта считается полным месяцем.

По итогам года налог надо заплатить в инспекцию за вычетом авансовых платежей. При расчете налога на прибыль авансовые платежи и сумму транспортного налога учитывайте в составе прочих расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Авансовые платежи рассчитывают без учета повышающих коэффициентов для дорогостоящих автомобилей (письмо Минфина России от 11.04.2014 № 03-05-04-01/16508). Эти коэффициенты применяют только по итогам года. Отчетность по транспортному налогу сдают не позднее 1 февраля (п. 3 ст. 363.1 НК РФ). Расчеты налога за квартал составлять не нужно.

Если транспорт зарегистрирован на обособленное подразделение, налог необходимо перечислять по местонахождению этого подразделения (п. 5 ст. 83 НК РФ).

5 474 просмотра

Помимо договора, главный документ, скоторого начинают учет купленного автомобиля - это акт приемки-передачи по форме № ОС-1 или по свободной форме. Кто его будет составлять - вы или продавец - зависит от того, новая машина или нет.

Так, на новые автомобили продавец, например автосалон, обычно выписывает накладные. Но акт по форме № ОС-1 автосалон не составляет, поэтому вам надо будет заполнить его самостоятельно.

Если же компания приобрела б/у автомобиль у другой организации, то попросите у продавца, чтобы именно он составил данный акт. При этом включил туда не только данные бухучета, но и сведения, необходимые для расчета амортизации в налоговом учете. А именно амортизационную группу, срок полезного использования и фактический срок эксплуатации. Вместо отдельного акта продавец вправе выдать вам УПД. Но соглашаться на этот документ можно только в одном случае - если все перечисленные нами данные продавец дополнительно укажет в универсальном документе. Это не запрещено (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Без них придется устанавливать срок полезного использования, как по новым машинам, а это вашей компании невыгодно.

В любом случае независимо от того, какую машину купили, на нее как на основное средство оформите инвентарную карточку (форма № ОС-6).

Когда у вас есть на руках акт, можно спокойно оформлять учет купленного автомобиля.

Определите первоначальную стоимость автомобиля

В первоначальную стоимость нужно включать цену автомобиля согласно договору, а также другие расходы, связанные с его приобретением (п. 1 ст. 257 НК РФ, п. 8 ПБУ 6/01). Разберем, что относится к таким расходам, а что нет.

Госпошлина за регистрацию машины в ГИБДД. Ее безопаснее включить в первоначальную стоимость машины как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Такое требование уже давно предъявляют чиновники (письмо Минфина России от 29 сентября 2009 г. № 03-05-05-04/61). И их позиция не изменилась. Если списать пошлину единовременно как прочие расходы, то инспекторы могут обвинить компанию в занижении налога на прибыль Ведь, включив пошлину в первоначальную стоимость автомобиля, компания списывала бы этот расход дольше, через амортизацию.

Проценты по автокредиту. Если для покупки автомобиля компания взяла кредит то проценты по нему не надо включать в первоначальную стоимость. Их можно учесть в расходах отдельно, как проценты по любым другим долговым обязательствам (письмо ФНС России от 29 сентября 2014 г. № ГД-4-3/19855). Но при этом проценты по кредиту нужно нормировать, то есть списывать в пределах ставки рефинансирования, умноженной на коэффициент 1,8 (п. 1.1 ст. 269 НК РФ).

Входной НДС. Налог, предъявленный продавцом, тоже не входит в первоначальную стоимость машины. Компания вправе принять его к вычету в общем порядке.

Дополнительное оборудование. Налоговики считают установку любого дополнительного оборудования модернизацией, расходы на которую надо списывать через амортизацию (ст. 257 НК РФ). Поэтому безопаснее всего расходы на сигнализацию и прочий тюнинг включать в первоначальную стоимость автомобиля. Причем независимо от того, в салоне куплена машина или с рук.

Если вы готовы поспорить с инспекцией, то можете не включать дополнительное оборудование в стоимость машины. Ведь при его установке характеристики и назначение автомобиля не изменяются. Поэтому, если оно стоит больше 40 000 руб., его надо учесть как отдельное основное средство. А если меньше-то все расходы можно признать в текущем периоде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2008 г. по делу № А05-12045/2007). Правда, по поводу некоторых видов оборудования судьи поддерживают налоговиков. Например, считают, что после установки отопителей (так называемой печки) эксплуатационные характеристики меняются - например, увеличивается моторесурс двигателей, уменьшается расход топлива. А значит, речь идет о дооборудовании (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 августа 2012 г. по делу № А19-6806/2011). Поэтому надо увеличивать первоначальную стоимость машины.

Что касается магнитолы, то она обычно входит в базовую комплектацию, то есть заложена в общей цене. Значит, автоматически попадает в первоначальную стоимость машины. Но если все же пришлось докупить магнитолу отдельно, то в бухучете в зависимости от стоимости (до 40 000 руб. или выше) такие расходы надо учитывать единовременно или списывать через амортизацию. В налоговом учете возможны претензии инспекторов. Они могут решить, что данные затраты необоснованны, так как не направлены на получение дохода. Некоторым компаниям в суде удается обосновать затраты следующими аргументами. Приобретение автомобильных магнитол направлено на обеспечение нормальных условий труда, психологическую разгрузку водителей. В итоге повышается производительность труда (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 1 июня 2011 г. по делу № А53-15050/2010).

Начисление амортизации

Главный вопрос по амортизации машин - с какого числа ее начислять?

В бухучете - с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект принят на учет в составе основных средств (п. 21 ПБУ 6/01). То есть амортизацию рассчитывают по любым машинам, пригодным к эксплуатации, даже если никто на них пока не ездит.

В налоговом учете - с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода машины в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ). Дату, когда это случилось, желательно зафиксировать в акте о вводе автомобиля в эксплуатацию. Такой документ подтвердит, что компания начала использовать автомобиль. Следовательно, появилось право начислять амортизацию по нему.

Как только вы определитесь с датой начала амортизации, нужно установить срок полезного использования машины. В течение его можно будет списывать первоначальную стоимость.

По новым машинам возьмите срок из классификации основных средств (см. таблицы ниже). Там указан интервал, например, по легковым автомобилям срок может быть свыше трех до пяти лет включительно. Здесь воспользуйтесь законной хитростью - выберите минимальный срок использования, чтобы не растягивать амортизацию машины, а, наоборот, быстрее списать расходы на ее покупку.

Срок полезного использования легковушек

Срок полезного использования грузовиков

Автомобиль	Срок полезного использования (код по Обще-российскому классификатору основных фондов)
Автомобили грузоподъемностью до 0,5 тонны*	Свыше 3 до 5 лет включительно. В ОКОФ это код 15 3410191
Автомобили грузоподъемностью свыше 0,5 до 5 тонн включительно*, дорожные тягачи для полуприцепов (бортовые, фургоны, автомобили-тягачи, автомобили-самосвалы)	Свыше 5 до 7 лет включительно. В ОКОФ это код 15 3410020
Автомобили грузоподъемностью свыше 5 тонн*	Свыше 7 до 10 лет включительно. В ОКОФ это коды 15 3410195 - 15 3410197
Автомобили-тягачи седельные	В ОКОФ это коды 15 3410210 - 15 3410216

* Грузоподъемность можно определить на основании ПТС (паспорт транспортного средства) или по сертификационной табличке, находящейся в машине.

Но основная сложность на практике возникает со сроком использования подержанных машин. Для них срок полезного использования можно уменьшить на период эксплуатации продавцом (п. 7 ст. 258 НК РФ). При этом транспорт нужно включить в ту же амортизационную группу, в которой он числился у продавца (п. 12 ст. 258 НК РФ). Но если бывший собственник не предоставит такую информацию, то надо будет определить срок как по новому автомобилю. А это невыгодно, поскольку срок полезного использования у них больше, чем у подержанных машин. Поэтому обязательно попросите бывшего собственника, чтобы в акте приемки-передачи машины были написаны амортизационная группа, срок полезного использования, а также фактический период эксплуатации.

Причем даже если срок использования получится менее года, автомобиль безопаснее амортизировать. Это позволит избежать претензий инспекторов. Например, компания приобрела машину. Срок полезного использования составляет 37 месяцев, срок эксплуатации продавцом - 27 месяцев. В этом случае понадобится начислять амортизацию как минимум в течение 10 месяцев.

Возможно, в учете продавца автомобиль полностью самортизирован. Тогда срок использования можно установить самостоятельно. Его может определить, например, технический специалист компании исходя из состояния автомобиля. Но устанавливать короткий срок, например месяц, чтобы списать стоимость автомобиля быстрее, не стоит. Ведь если компания при этом фактически будет эксплуатировать машину несколько лет, инспекторы посчитают расчет амортизации неверным, а налог заниженным.

Данные правила действуют и когда продавцом является предприниматель (письмо Минфина России от 6 октября 2010 г. № 03-03-06/2/172). Но если компания приобрела автомобиль у физлица, не являющегося предпринимателем, то срок полезного использования нужно определять как по новым основным средствам (письмо Минфина России от 9 октября 2012 г. № 03-03-06/1/525).

Кстати, есть законный способ сэкономить на налоге на прибыль. Для этого можно сразу же учесть в расходах 30 процентов первоначальной стоимости автомобиля в качестве амортизационной премии. И затем начислять амортизацию со стоимости, уменьшенной на сумму амортизационной премии (п. 9 ст. 258 НК РФ). Премию спишите на расходы в месяце, в котором компания стала амортизировать основное средство. Но в бухгалтерском учете начислять амортизацию по автомобилю надо в общем порядке без учета премии. Поэтому если компания применяет ПБУ 18/02, понадобится учитывать разницы.

Пример
Компания в октябре приобрела легковой автомобиль у другой организации. В этом же месяце компания зарегистрировала машину в ГИБДД и ввела в эксплуатацию. Договорная стоимость автомобиля составляет 236 000 руб., в том числе НДС - 36 000 руб. Согласно акту приемки-передачи срок полезного использования, определенный продавцом в налоговом учете, - 37 месяцев, период эксплуатации транспорта - 12 месяцев. Компания установила срок полезного использования основного средства 25 месяцев (37 - 12).

В учете бухгалтер отразил приобретение автомобиля так:

ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» КРЕДИТ 60
- 200 000 руб. - отражено приобретение основного средства;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 36 000 руб. - учтен НДС со стоимости автомобиля;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Госпошлина» КРЕДИТ 51
- 2000 руб. - перечислена госпошлина, в том числе за выдачу свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков;

ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» КРЕДИТ 68 субсчет «Госпошлина»
- 2000 руб. - включена в первоначальную стоимость автомобиля сумма госпошлины;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
- 202 000 руб. (200 000 + 2000) - автотранспорт принят к учету в составе основных средств;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
- 36 000 руб. - принят к вычету НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 236 000 руб. - уплачены продавцу.

С ноября бухгалтер ежемесячно начисляет амортизацию по данному основному средству проводкой:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 02
- 8080 руб. (202 000 руб. : 25 мес.) - начислена амортизация.

Заплатите транспортный налог

Таким образом, если компания приобрела и поставила на учет в ГИБДД автомобиль в III квартале, то может потребоваться перечислить аванс. Его рассчитывают исходя из мощности двигателя по данным паспорта транспортного средства. Кроме того, нужно учесть коэффициент, равный числу полных месяцев, в течение которых автотранспорт зарегистрирован на компанию, деленному на количество месяцев в отчетном периоде (п. 3 ст. 362 НК РФ). При этом месяц регистрации автотранспорта считается полным месяцем. Таким образом, сумму авансового платежа определите по формуле:

Сумму налога за год рассчитайте по формуле:

Пример
Воспользуемся условиями примера выше. Допустим, что мощность приобретенного автомобиля составляет 102 л. с., ставка транспортного налога равна 32 руб. Сумма налога за 2014 год составляет 816 руб. (102 л. с. x 32 руб. x 3/12).

В учете бухгалтер отразил начисление и уплату налога:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по транспортному налогу»

816 руб. - начислен транспортный налог;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по транспортному налогу» КРЕДИТ 51

816 руб. - перечислен в бюджет транспортный налог.

Данную сумму бухгалтер включил в прочие расходы при расчете налога на прибыль за 2014 год.

Добавим, что авансовые платежи рассчитывают без учета повышающих коэффициентов для дорогостоящих автомобилей (письмо Минфина России от 11 апреля 2014 г. № 03-05-04-01/16508). Эти коэффициенты применяют только по итогам года. Отчетность по транспортному налогу сдают не позднее 1 февраля (п. 3 ст. 363.1 НК РФ). Расчеты налога за квартал составлять не нужно.

"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2005, N 6

Почти каждой организации, каким бы видом деятельности она ни занималась, необходим автотранспорт. Это может быть и один легковой автомобиль для служебных поездок, и целый парк грузовых машин. Поэтому вопросы, касающиеся правильности ведения учета автотранспортных средств, а также их содержания, являются актуальными практически для любого бухгалтера.

В данной статье мы не только расскажем, как организовать учет и оформить документы в соответствии с действующим законодательством, но и подскажем решение наиболее часто встречающихся на практике проблем, связанных с постановкой на учет автомобиля, начислением амортизации, оплатой ГСМ, дооборудованием его устройствами сигнализации, радиосвязи.

Покупка автомобиля

Итак, организация приобрела автомобиль, и первый вопрос, который сразу встает перед бухгалтером: как правильно отразить в учете покупку?

Во-первых, и в бухгалтерском, и в налоговом учете автомобиль признается основным средством, так как срок его полезного использования превышает 12 месяцев. Стоит автомобиль больше 10 000 руб., и используется он, как правило, организацией в целях извлечения дохода, поэтому по нему необходимо начислять амортизацию. Этого требуют правила бухгалтерского (п.п.4, 17 ПБУ 6/01 <1>) и налогового учета (п.1 ст.256 НК РФ).

<1> Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утв. Приказом Минфина России от 18.05.2002 N 45н.

Во-вторых, согласно п.7 ПБУ 6/01 в бухучете автомобиль показывают по первоначальной стоимости. Она включает в себя все фактические затраты, связанные с покупкой машины. Кроме основной суммы, уплаченной поставщику, в нее могут входить, например, затраты на установку сигнализации, посреднические вознаграждения, информационные и консультационные услуги, проценты по кредиту, регистрационные сборы, государственные и таможенные пошлины.

К сведению: в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 938 организация должна в 5-дневный срок после покупки автомобиля зарегистрировать его в ГИБДД МВД России. Эти расходы также включаются в первоначальную стоимость.

Первоначальная стоимость автомобиля в налоговом учете определяется несколько иначе, а именно: в ней не учитываются проценты по кредитам и суммовые разницы. Их бухгалтер должен отнести к внереализационным расходам.

Возместить из бюджета налог на добавленную стоимость по приобретенному автомобилю организация может после принятия его к учету в качестве основного средства при условии оплаты и наличия счета-фактуры (п.1 ст.172 НК РФ). Документом, подтверждающим факт ввода автомобиля в эксплуатацию, является акт о приеме-передаче основных средств по форме N ОС-1 <2>.

<2> Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".

Обратите внимание: нередко на практике возникает ситуация, когда автомобиль принят к учету, от продавца получен счет-фактура, но расплачивается организация за покупку частями. Можно ли в этом случае возмещать НДС из бюджета частично в соответствии с оплаченными суммами? Представители налоговых органов, ссылаясь на п.9 новой редакции Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС <3>, действующей с 10.03.2004, однозначно отвечают: "Нельзя". В этом пункте сказано, что при приобретении основных средств "регистрация счета-фактуры в книге покупок производится в полном объеме после принятия" их на учет. Однако Постановление Правительства РФ N 914 определяет лишь правила регистрации счетов-фактур в книге покупок.

<3> Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" в редакции, введенной в действие с 10.03.2004 Постановлением Правительства РФ от 16.02.2004 N 84.

Порядок зачета НДС установлен в НК РФ. В ст.172 НК РФ прописано, что вычеты сумм НДС "производятся в полном объеме после принятия на учет" основных средств. Ничего конкретного о необходимости полной оплаты продавцу не сказано. Поэтому с мнением налоговиков можно поспорить в суде. Примером положительного решения служит Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.04.2004 N А-33-10605/03-С3-Ф02-1329/04-С1. Суд указал, что после получения частичной оплаты продавцу с этой суммы надо сразу начислить в бюджет НДС, а следовательно, покупатель получает полное право принять налог к вычету.

Отдельно стоит рассмотреть вопрос о расходах по страхованию гражданской ответственности. Хотя они являются обязательными, и застраховать автомобиль владельцы, согласно п.2 ст.4 Закона N 40-ФЗ <4>, должны еще до регистрации машины в ГИБДД, включать их в первоначальную стоимость нецелесообразно. Ведь в этом случае списывать их в себестоимость придется через амортизацию в течение срока полезного использования автомобиля. Договор же обязательного страхования гражданской ответственности в силу ст.10 Закона N 40-ФЗ заключается на один год. Поскольку нормативные документы (НК РФ, ПБУ 6/01) конкретно не называют расходы по страхованию в числе необходимых для включения в первоначальную стоимость, бухгалтеру выгоднее их отразить в бухгалтерском учете в составе расходов будущих периодов (п.65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ <5>) на счете 97.

<4> Федеральный закон от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств", введен в действие с 01.07.2003 Федеральным законом от 23.06.2003 N 77-ФЗ.
<5> Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

В налоговом учете расходы по страхованию включаются в состав прочих в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством РФ и требованиями международных конвенций (п.2 ст.263 НК РФ), и уменьшают налогооблагаемую базу. В этом случае страховой взнос и в бухгалтерском, и в налоговом учете будет равномерно списан на расходы в течение года.

Пример 1 . 18 января 2005 г. ООО "Торгсервис" купило автомобиль "Газель" по цене 177 000 руб., в том числе НДС 18% - 27 000 руб. Был заключен договор обязательного страхования гражданской ответственности (ОСАГО) сроком на один год - с 18 января 2005 г. по 17 января 2006 г. Стоимость страховки составила 4030 руб. Расходы по регистрации в ГИБДД обошлись в 2300 руб. (деньги выдавались сотруднику под отчет). На автомобиль сразу установили сигнализацию за 10 325 руб., в том числе НДС - 1575 руб. В этом же месяце автомобиль ввели в эксплуатацию.

Поскольку договор страхования заключен 18 января 2005 г., то уже в этом месяце часть страхового взноса нужно отнести на расходы. Расчет делается так:

4030 руб. / 365 дн. х 14 дн. = 154 руб. 58 коп.

В январе в бухгалтерском учете фирмы сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Учтена стоимость купленного автомобиля (177 000 - 27 000)	08	60	150 000
Учтен НДС	19	60	27 000
Выданы деньги сотруднику для регистрации в ГИБДД	71	50	2 300
Учтены расходы по регистрации в ГИБДД	08	71	2 300
Учтена стоимость сигнализации (10 325 - 1575)	08	60	8 750
Учтен НДС от сигнализации	19	60	1 575
Учтен автомобиль по первоначальной стоимости в составе основных средств (150 000 + 2300 + 8750)	01	08	161 050
Произведена оплата автомобиля и сигнализации (177 000 + 10 325)	60	51	187 325
Предъявлен НДС к зачету из бюджета (27 000 + 1575)	68	19	28 575
Перечислен страховой взнос ОСАГО	76	51	4 030
Отражены затраты по страхованию в составе расходов будущих периодов	97	76	4 030
Списана на расходы часть страхового взноса	20	97	154,58

После регистрации автомобиля в ГИБДД России организация признается плательщиком транспортного налога (ст.358 НК РФ). Сумма налога рассчитывается по данным технического паспорта и свидетельства о государственной регистрации исходя из мощности двигателя автомобиля.

Транспортный налог является региональным. Поэтому ставки налога, порядок и сроки его уплаты устанавливают сами субъекты РФ (ст.356 НК РФ). При этом НК РФ четко определены такие условия: принятые региональными властями ставки не могут быть более чем в пять раз меньше или больше ставок, установленных ст.361 НК РФ, и уплачивать налог нужно по месту регистрации автомобиля в ГИБДД. С точки зрения оптимизации расходов, данные условия должны быть интересны организациям, имеющим филиалы или подразделения в разных регионах. Им выгоднее зарегистрировать автомобиль и платить налог там, где ставки ниже.

Важно помнить, что в случае утилизации, то есть физической ликвидации автомобиля, начислять налог не нужно (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N ММ-6-21/44@ "О транспортном налоге"). В качестве основания для принятия такого решения от организации, оказывающей подобные услуги, необходимо получить документы, подтверждающие дату и сам факт утилизации.

К сведению: после окончания налогового периода организация должна в срок, установленный законом субъекта РФ, представить в налоговый орган по месту нахождения автомобиля декларацию по транспортному налогу, утвержденную Приказом МНС России от 29.12.2003 N БГ-3-21/724. Заметим, что согласно разъяснениям Минфина России, данным в Письме от 27.01.2005 N 03-06-04-02/03, существующая форма и порядок заполнения декларации остаются актуальными до признания этого Приказа утратившим силу или принятия соответствующего нормативного акта Правительством РФ.

Начисление амортизации

Автомобиль введен в эксплуатацию. Начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, когда автомобиль был введен в эксплуатацию, организация, согласно ст.259 НК РФ, обязана ежемесячно начислять по нему амортизацию. Сумма амортизации будет зависеть от срока полезного использования автомобиля. Правила бухгалтерского учета позволяют организации определить этот срок самостоятельно, в то время как для целей налогообложения нужно руководствоваться Классификацией основных средств <6>.

<6> Постановление Правительства РФ N 1 от 01.01.2002 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы".

К сведению: на основании этой Классификации автомобили в зависимости от класса и грузоподъемности могут относиться к третьей, четвертой, пятой и шестой амортизационным группам. Следовательно, срок их полезного использования может быть соответственно от 3 лет и 1 месяца до 5 лет включительно, от 5 лет и 1 месяца до 7 лет включительно, от 7 лет и 1 месяца до 10 лет включительно и от 10 лет и 1 месяца до 15 лет включительно.

Если вы приобрели подержанный автомобиль, то срок его полезного использования можно уменьшить на то количество месяцев, в течение которых этот автомобиль использовался прежним собственником. Такой порядок предусмотрен п.12 ст.259 НК РФ. Но подтвердить это необходимо документально, например, иметь справку или копию акта о списании основных средств по форме N ОС-4а от прежнего хозяина. Если фактически автомобиль ранее использовался дольше, чем определено Классификацией основных средств, то новый владелец вправе самостоятельно определить срок его полезного использования.

Нормативные документы устанавливают четыре способа начисления амортизации в бухгалтерском учете (п.19 ПБУ 6/01) и два - в налоговом (п.п.4, 5 ст.259 НК РФ). Среди них лишь линейный способ позволяет одинаково рассчитать амортизацию как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Поэтому в целях избежания расхождений в налоговых и бухгалтерских регистрах учета рекомендуем выбрать именно этот способ и установить единый срок службы автомобиля согласно Классификации основных средств. И не забудьте выбранный метод амортизации прописать в приказе об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения.

Пример 2 . Используем данные из предыдущего примера. Организация установила срок полезного использования "Газели" 5 лет, то есть 60 месяцев. Для начисления амортизации был выбран линейный способ как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

Ежемесячная амортизация составит:

161 050 руб. / 60 мес. = 2684 руб. 17 коп.

Кроме того, ежемесячно относимая на расходы часть стоимости страховки составит:

4030 руб. / 12 мес. = 335 руб. 83 коп.

В феврале в учете будут сделаны проводки:

Обратите внимание: к дорогостоящему автотранспорту (легковым автомобилям и пассажирским микроавтобусам стоимостью соответственно более 300 тыс. руб. и 400 тыс. руб.) правила налогового учета (п.9 ст.259 НК РФ) требуют применять основную норму амортизации со специальным понижающим коэффициентом 0,5. В бухучете этого делать нельзя. Разъяснения по этому поводу даны в Письме Минфина России от 18.12.2003 N 04-02-05/2/81.

В настоящее время многие фирмы приобретают автомобили в лизинг (по договору финансовой аренды). Здесь также есть свои особенности. Статья 31 Федерального закона от 29.10.1998 N 164-ФЗ "О финансовой аренде (лизинге)" дает право по взаимному соглашению сторон применять ускоренную амортизацию предмета лизинга. Возможность применения коэффициента ускорения не выше 3 в налоговом учете четко прописана в п.7 ст.259 НК РФ.

Однако в бухгалтерский учет это право автоматически не переносится. Дело в том, что в целях бухгалтерского учета коэффициент ускорения можно применять только при начислении амортизации способом уменьшаемого остатка, линейный способ сделать этого не позволяет. В этой ситуации периоды списания стоимости автомобиля на расходы в бухгалтерском и налоговом учете будут разными. Совместить их можно, установив различные сроки полезного использования и подобрав оптимальное значение коэффициента ускорения в налоговом учете. Ведь закон не запрещает, например, в бухгалтерском учете, используя право самостоятельного определения срока полезного использования, установить его для автомобиля равным 5 годам, а в налоговом учете согласно Классификации основных средств - 7,5 года и применить коэффициент 1,5. Таким образом, при линейном способе начисления амортизации стоимость автомобиля будет отнесена на расходы и в том, и в другом учете за 5 лет.

Текущие расходы по содержанию автомобиля

В соответствии с п.7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" <7> затраты по содержанию и эксплуатации автомобилей, а также по поддержанию их в исправном состоянии в бухгалтерском учете формируют расходы по обычным видам деятельности. В налоговом учете они в силу пп.11 п.1 ст.264 НК РФ относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ). Причем важно отметить, что для целей налогообложения данные расходы признаются только при обязательном соблюдении двух условий: документального подтверждения и экономического обоснования понесенных затрат.

<7> Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

Рассмотрим основные статьи затрат.

Затраты на топливо

Стоимость бензина и других горюче-смазочных материалов в расходах весьма существенна. Поэтому правильный их учет важен и необходим. Организация может покупать бензин на АЗС как за наличный, так и безналичный расчет. В первом случае водитель приносит в бухгалтерию только чек ККМ (п.7 ст.168 НК РФ), и бухгалтер всю сумму по чеку включает в расходы.

Обратите внимание: если в чеке отдельно указан НДС, то принять его к зачету нельзя. Без счета-фактуры зачет НДС невозможен. Кроме того, сумму НДС в этом случае нельзя учесть и в расходах при расчете налога на прибыль. Выделенный в чеке НДС нужно учесть на счете 19, списав затем за счет "чистой" прибыли, и не включать сумму НДС в книгу покупок. Такова позиция налоговиков, сформулированная в Письме от 10.10.2003 N 03-1-08/296311-АЛ268 "О порядке выставления счетов-фактур и налоговых вычетах по налогу на добавленную стоимость в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ". Они утверждают, что принять НДС к вычету возможно лишь в том случае, если сумма налога выделена отдельной строкой и в счете-фактуре, и в самом кассовом чеке.

Однако арбитражная практика показывает, что с налоговиками можно поспорить и выиграть дело в суде. Например , в Постановлении от 17.06.2003 N А48-306/03-19 ФАС Центрального округа указал, что ст.172 НК РФ позволяет принимать НДС к вычету не только на основании счетов-фактур, но и на основании "иных документов".

В решениях судов подчеркивается, что расходы по приобретению бензина на АЗС носят производственный характер - они подтверждены кассовыми чеками, поэтому налогоплательщик обоснованно возмещает НДС, включенный в стоимость ГСМ. Смотрите, например, Постановления ФАС Уральского округа от 10.07.2003 N Ф09-1990/03АК и от 08.07.2003 N Ф09-1961/03АК. Эти дела были выиграны налогоплательщиками, хотя НДС в кассовых чеках не был выделен вообще.

Безналичный расчет, несомненно, более выгоден для фирмы. Во-первых, предлагаемые поставщиками по таким вариантам расчетов скидки снижают стоимость топлива. Во-вторых, они выдают счет-фактуру, поэтому "входной" НДС можно возместить без проблем. Фирма покупает у автозаправочной станции талоны или топливные карты на нефтепродукты и выдает их водителям. По ним они заправляют машины, получая каждый раз на АЗС чек, который затем представляют в бухгалтерию.

Выгода расчетов по топливным картам состоит в том, что на конец месяца поставщик представляет акт и подробный отчет о том, когда, сколько и какого было куплено и отпущено топлива. На основании этого отчета топливо приходуется и списывается в бухгалтерском и налоговом учете. Авансовый отчет, необходимый для списания ГСМ при расчетах по талонам, не требуется. Кассовые чеки АЗС необходимы лишь для контроля.

Мы рассмотрели, какие документы подтверждают расходы на ГСМ, признаваемые для целей налогообложения. Теперь поговорим об экономическом обосновании этих затрат. Для этого организации чаще всего используют путевые листы.

К сведению: формы путевых листов для разных категорий автомобилей входят в состав альбома унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Необходимо отметить, что если организация оказывает транспортные услуги, то путевой лист одновременно служит актом сдачи-приемки работ (услуг).

Несколько слов о нормах на ГСМ. Глава 25 НК РФ вообще не дает каких-либо указаний по нормированию таких расходов. Это означает, что все фактически израсходованные на ГСМ средства могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль. Ранее организация для проверки правомерности списания топлива обязана была брать за основу Нормы, утвержденные Минтрансом России 29.04.1997 N Р3112194-0366-97. Теперь же эти Нормы в новой редакции <8> носят рекомендательный характер.

<8> Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утв. Минтрансом России 29.04.2003 N Р3112194-0366-03. Срок их действия до 01.01.2008.

Организация вполне может разработать свои собственные нормы по расходованию ГСМ, исходя из конкретных технических характеристик автомобиля, времени года, сложившейся статистики. Их необходимо утвердить приказом руководителя. Разработанные нормы могут быть выше, чем рекомендованные Минтрансом. Для налоговиков это не может служить основанием для непринятия их в целях налогообложения прибыли. Ведь единственное требование ст.252 НК РФ - чтобы все расходы организации были экономически оправданны и документально подтверждены.

Затраты на стоянку, парковку, мойку, техосмотр автомобиля

Они включаются в расходы в полном объеме - их экономическая необходимость не вызывает сомнений. Как показывает практика, эти расходы чаще всего оплачиваются за наличный расчет. Поэтому, как и в случае с приобретением ГСМ, бухгалтеру нужно тщательно следить за наличием всех необходимых документов - правильно оформленных кассовых чеков и счетов-фактур, подтверждающих эти расходы. Тогда у налогового инспектора не возникнет спорных вопросов.

Обратите внимание: в некоторых случаях, например при парковке автомобиля, может быть выдан бланк строгой отчетности (квитанция), заменяющий чек ККМ, форма которого утверждена Письмом Минфина России от 24.02.1994 N 16-38.

Затраты на ремонт

Автомобиль, как и любая техника, может ломаться, поэтому без расходов на ремонт при его эксплуатации не обойтись. Ремонтные работы могут проводиться как сторонними организациями, так и собственными силами. Кроме стоимости запасных частей и расходных материалов, используемых для ремонта, в них включаются расходы на оплату труда работников, занятых на ремонте, а также другие расходы, связанные с его проведением.

Налоговый кодекс РФ позволяет такие расходы учесть сразу и в полном объеме. Однако это не всегда удобно для организации. Затраты на ремонт бывают столь велики, что единовременное включение их в себестоимость значительно снижает конечный финансовый результат работы - прибыль. Поэтому в целях обеспечения более равномерного включения расходов по ремонту в себестоимость п.1 ст.260 НК РФ предоставляет организации право создавать резерв под предстоящий ремонт основных средств. Порядок его формирования установлен ст.324 НК РФ. В бухгалтерском учете эти средства учитываются на счете 96 "Резервы предстоящих расходов". Отчисления в резервный фонд включаются в себестоимость равными долями в течение всего года.

Фактические затраты по ремонту автомобиля при созданном резервном фонде в состав расходов текущего периода не включаются. Они списываются за счет средств этого резерва. Только по окончании года сумма превышения фактически осуществленных расходов над созданным в течение года резервом включается в состав прочих расходов.

В обратной ситуации остаток средств резерва для целей налогообложения в конце года включается в состав доходов налогоплательщика. При этом нужно помнить, что в бухгалтерском учете излишне зарезервированные суммы сторнируются (п.69 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств <9>), а в составе внереализационных доходов они не учитываются.

<9> Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н.

Пример 3 . ООО "Стрела" на основе произведенных расчетов, согласно ст.324 НК РФ, приняло решение в 2004 г. сформировать резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в сумме 132 000 руб. За 11 месяцев года за счет этого резерва осуществлены ремонтные работы на 115 000 руб. (без НДС). В декабре был произведен ремонт двигателя автомобиля "ВАЗ-21099" - за него заплатили 10 561 руб., в том числе НДС - 1611 руб.

В декабре в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие проводки:

В налоговом учете остаток средств резерва будет списан в доход организации на последнюю дату налогового периода в кредит счета 91-1.

Рассматривая вопрос о ремонте автомобилей, надо учесть еще один нюанс. Нередко у бухгалтера возникает вопрос: как отличить ремонт от модернизации? Здесь важно помнить, что текущий ремонт лишь позволяет поддерживать автомобиль в исправном состоянии, а в результате модернизации улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели работы автомобиля (п.п.26, 27 ПБУ 6/01), например срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п. Учитываются эти расходы тоже по-разному. В отличие от текущего ремонта затраты на модернизацию как в бухгалтерском, так и в налоговом учете увеличивают первоначальную стоимость автомобиля. На себестоимость относиться они не могут. Поэтому акты на ремонтные работы нужно оформлять так, чтобы вид ремонта трактовался в них однозначно, тогда претензий у налоговиков не будет.

Обратите внимание: часто организация уже в ходе эксплуатации приобретает для автомобиля сигнализацию, аудиоаппаратуру, средства передвижной радиосвязи и т.п. Бухгалтеру нужно помнить, что такая аппаратура учитывается как самостоятельное основное средство. Ведь, как было сказано ранее, НК РФ позволяет изменить первоначальную стоимость автомобиля лишь в случае качественного улучшения его технических характеристик (п.2 ст.257 НК РФ). Установка же этих устройств на машину к такому результату не ведет.

Кроме того, после установки аппаратура не становится неотъемлемой частью автомобиля. Через какой-то срок она вполне может быть использована на другой машине. Срок службы таких устройств превышает 12 месяцев, поэтому к ним применяются общие правила учета основных средств. Если они стоят до 10 000 руб., то произведенные расходы списываются сразу в периоде их приобретения (пп.3 п.1 ст.254 НК РФ). Если стоимость дополнительных устройств выше этой суммы, то по ним необходимо начислять амортизацию.

Приобретение автомобиля индивидуальным предпринимателем

Письмом МНС России от 27.10.2004 N 04-3-01/665 были разъяснены особенности при покупке транспортных средств индивидуальным предпринимателем. В нем говорится о том, что предприниматель имеет право рассматривать свой автомобиль в качестве основного средства и начислять по нему амортизацию лишь при наличии свидетельства о государственной регистрации и лицензии на осуществление транспортных перевозок. Если такой лицензии нет, то в соответствии со ст.268 НК РФ он, используя автомобиль в любой другой сфере деятельности, например оптовой торговле, может уменьшить свои доходы лишь на сумму расходов по транспортировке реализуемых товаров. Другими словами, в затраты можно включить только расходы на ГСМ. При этом они должны быть подтверждены путевыми листами, оформленными в соответствии с Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте", и чеками ККМ. Еще нужно помнить о том, что при списании ГСМ используются утвержденные Минтрансом Нормы N Р3112194-0366-03.

Л.В.Карпович

Эксперт журнала

"Актуальные вопросы

бухгалтерского учета

и налогообложения"

Рассматриваются особенности оформления организацией покупки автомобиля, порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов на уплату государственной пошлины, страхование гражданской ответственности, подготовку автомобиля к эксплуатации и другие вопросы.
Как новые, так и бывшие в употреблении автомобили приобретают по договору купли-продажи. Если организация покупает транспортное средство у юридического лица, то необходимо оформить счет-фактуру и накладную на автомобиль.
Приобретенное транспортное средство (далее - ТС) отражается в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, включающей все фактические затраты, связанные с покупкой, - сумму, уплаченную поставщику; посреднические вознаграждения; оплату информационных и консультационных услуг; прочие расходы, связанные с приобретением ТС (п. 8 ПБУ 6/01). В большинстве случаев первоначальная стоимость автомобиля в бухгалтерском и налоговом учете совпадает. Исключение составляют проценты по заемным средствам (п.п. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ) и плата за регистрацию в ГИБДД автомобиля, не включаемые в первоначальную налоговую стоимость и признаваемые внереализационными расходами.
Вопрос о дате принятия автомобиля к учету важен для получения права на налоговый вычет по НДС. \"Входной\" НДС по приобретенному автомобилю принимается к вычету только после отражения основного средства (далее - ОС) на счете 01 \"Основные средства\" при соблюдении условий, установленных ст. 171, 172 НК РФ, а именно:
НДС предъявлен к вычету на территории Российской Федерации или уплачен при ввозе товаров на территорию Российской Федерации;
автомобиль приобретен для осуществления операций, облагаемых НДС;

Сумма НДС предъявлена на основании счета-фактуры.
Если организация примет к вычету НДС до регистрации ТС в ГИБДД, то существует риск того, что налоговые органы откажут в вычете. Судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков, но во избежание спора с контролирующими органами целесообразно принимать НДС к вычету после регистрации автомобиля в ГИБДД.
Кроме того, без споров с налоговыми органами в налоговом учете автомобиль включается в состав амортизируемого имущества лишь после ввода в эксплуатацию, которая возможна только по завершении регистрации ТС в ГИБДД. Поэтому и в бухгалтерском учете следует ставить автомобиль на учет после его своевременной регистрации (см. письмо Управления МНС России по г. Москве от 12.05.04 г. N 26-12/32341).
Поскольку ситуация, касающаяся момента принятия к учету автомобиля в качестве объекта основных средств, законодательно не урегулирована, организации следует отразить данный вопрос в своей учетной политике для целей бухгалтерского учета.
При принятии автомобиля на учет нужно составить акт по форме N ОС-1 и открыть инвентарную карточку по форме N ОС-6 (утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.03 г. N 7).
Формирование стоимости происходит с использованием счета 08 \"Вложения во внеоборотные активы\".
Организации, покупающей автомобиль за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, подлежащей обложению НДС, следует обратить внимание на особенности учета \"входного\" НДС по купленному автомобилю. Налог можно принять к вычету после того, как машина будет принята на учет (п. 1 ст. 172 НК РФ). По мнению ФНС России, это означает, что данная операция возможна, когда автомобиль будет учтен в составе ОС на счете 01. А происходит это не раньше, чем машину зарегистрируют и подготовят к эксплуатации.
Купив автомобиль, собственник должен поставить его на учет в ГИБДД. Сроки постановки на учет определены постановлением Правительства Российской Федерации от 12.08.94 г. N 938 \"О государственной регистрации автотранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации\". Зарегистрироваться нужно в течение пяти дней с момента приобретения либо в течение срока действия регистрационного знака \"Транзит\" (п. 3 постановления N 938).
За государственную регистрацию ТС и иные регистрационные действия с автотранспортом предусмотрена уплата государственной пошлины в следующем размере (п. 29 ст. 333.33 НК РФ):
400 руб. - за выдачу государственных регистрационных знаков на ТС;
200 руб. - за выдачу государственных регистрационных знаков на мототранспортные средства и прицепы;
100 руб. - за выдачу паспорта ТС;
100 руб. - за выдачу свидетельства о регистрации ТС.
Выполнив установленные действия, организация получает свидетельство о регистрации автомобиля, государственные номерные знаки, технический паспорт автотранспортного средства с отметкой о государственной регистрации.
В бухгалтерском учете расходы на регистрацию в ГИБДД относятся на увеличение первоначальной стоимости ОС (п. 6 ПБУ 6/01). Однако это произойдет лишь в том случае, если платежи произведены до принятия автомобиля к учету на счете 01.
В налоговом учете для исчисления налога на прибыль по приносящей доход деятельности госпошлина, как и любые другие налоги, стоимость ОС не увеличивает. Их следует списывать на прочие расходы (п. 1 ст. 257 и п.п. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Заметим, что бухгалтерская стоимость нового автомобиля будет больше налоговой.
С 1 января 2006 г. государственные пошлины уплачиваются по правилам главы 25.3 НК РФ.
В налоговом учете затраты на обязательное страхование, в том числе на страхование гражданской ответственности, относятся к прочим расходам в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 3 ст. 263 НК РФ). Если по условиям договора страхования предусмотрена уплата взноса разовым платежом, то по договорам, заключенным на срок более одного отчетного периода, расходы признаются равномерно в течение срока действия договора пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ). Чтобы избежать возникновения разниц и необходимости применения ПБУ 18/02, в бухгалтерском учете целесообразно отразить порядок списания таких расходов аналогично порядку в налоговом учете.

Пример 1. Организация 10 июля 2007 г. приобрела автомобиль. Сотрудником фирмы 14 июля 2007 г. был оформлен полис ОСАГО, срок его действия - с 14 июля 2007 г. по 13 июля 2008 г. Стоимость страховки составила 12 045 руб. Учетной политикой предусмотрен одинаковый порядок списания расходов и для бухгалтерского, и для налогового учета (т.е. пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде).
Рассчитаем сумму расходов по страхованию в налоговом учете.
За один календарный день расходы по страхованию составят 33 руб. (12 045 руб. : 365 дней). В III квартале 2007 г. часть стоимости полиса необходимо признать расходом (с 14 июля по 30 сентября, т.е. в течение 79 дней). Сумма расходов составит:
за III квартал 2007 г. - 2607 руб. (33 руб. x 79 дней);
за IV квартал 2007 г. (92 дня) - 3036 руб. (33 руб. x 92 дня);
за I квартал 2008 г. (90 дней) - 2970 руб. (33 руб. x 90 дней);
за II квартал 2008 г. (91 день) - 3003 руб. (33 руб. x 91 день);
за III квартал 2008 г. (13 дней) - 429 руб. (33 руб. x 13 дней).
В бухгалтерском учете в июле 2007 г. производятся следующие записи:
Дебет 71, Кредит 50 - 12 045 руб. - работнику выданы денежные средства из кассы для приобретения полиса ОСАГО,
Дебет 76, Кредит 71 - 12 045 руб. - работником приобретен полис ОСАГО,
Дебет 97, Кредит 76 - 12 045 руб. - полис ОСАГО учтен в составе расходов будущих периодов,
Дебет 20 (25, 26, 44), Кредит 97 - 594 руб. (33 руб. x 18 дней) - учтена стоимость полиса ОСАГО за июль 2007 г.

Подготовка автомобиля к эксплуатации
Как правило, автосалоны осуществляют все процедуры, необходимые для нормальной эксплуатации нового автомобиля (установка защиты картера и сигнализации, антикоррозийное покрытие и т.д.). Их стоимость включается в цену машины. Но иногда организация, купившая автомобиль, самостоятельно или с помощью специалистов из автосервиса монтирует дополнительные борта, устанавливает более качественную сигнализацию или акустическую систему и т.д. Если, например, сигнализация установлена до ввода автомобиля в эксплуатацию, то затраченные при этом денежные суммы следует включить в его первоначальную стоимость. Это касается как бухгалтерского, так и налогового учета.
Рассмотрим подробнее, как надо отразить в учете стоимость операций по подготовке автомобиля к эксплуатации.
Менять первоначальную стоимость автомобиля можно только в случае его дооборудования или модернизации, которые приводят к изменению технологического или служебного назначения машины (п. 2 ст. 257 НК РФ). Поскольку в связи с установкой сигнализации на автомобиль, который уже эксплуатируется, таких изменений не происходит, сигнализацию надо учесть в составе расходов на приобретение материалов по счету 10 \"Материалы\".
Цена автомагнитолы в первоначальную стоимость автомобиля не включается. Магнитола учитывается как отдельный инвентарный объект в составе ОС на счете 01.
Кроме того, для новой машины покупают комплект зимних шин, которые служат не один год и зачастую стоят недешево. Однако в первоначальную стоимость автомобиля их включать также не нужно, так как зимние шины могут поочередно устанавливаться на несколько автомобилей. В налоговом учете специальных норм, касающихся учета зимних шин, нет. Их стоимость учитывают в составе материальных расходов на основании п.п. 7 п. 1 ст. 254 НК РФ, в котором указано, что к материальным расходам относятся суммы, истраченные на содержание и эксплуатацию ОС.
В бухгалтерском учете зимние шины учитывают на счете 10.
Отметим, что и новые, и находящиеся в эксплуатации шины можно списать с бухгалтерского учета лишь после того, как они полностью износятся. При списании следует руководствоваться приказом Минтранса России от 24.06.03 г. N 153.
Следовательно, для целей налогообложения зимние шины будут списаны раньше, чем в бухучете.

Последствия неправильного определения первоначальной стоимости автомобиля
Обнаружение проверяющими ошибок в оценке стоимости ОС, может привести к следующему.
Во-первых, за систематическое (два раза и более в течение календарного года) неправильное отражение материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета и в отчетности организацию могут оштрафовать на 5000 руб. Основание - грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 1 ст. 120 НК РФ). Если подобные нарушения повторялись в течение более одного налогового периода, то сумма штрафа возрастет до 15 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).
Во-вторых, завышение или занижение первоначальной стоимости имущества влечет за собой искажение целого ряда показателей бухгалтерской отчетности: себестоимости отчетного периода, остаточной стоимости внеоборотных активов, задолженности перед бюджетом по налогам на имущество и на прибыль на отчетную дату. Недорогие ОС могут попасть в категорию материально-производственных запасов, если их стоимость будет необоснованно занижена. А это означает, что активы организации в бухгалтерском балансе будут отражены недостоверно. Искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности на 10% и более согласно ст. 15.11 КоАП РФ признается грубым нарушением правил бухгалтерского учета. За это должностным лицам организации (руководителю и главному бухгалтеру) может грозить штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда (далее - МРОТ).
В-третьих, из-за неправильного отражения первоначальной стоимости автомобиля будут неверно рассчитаны налоги на имущество и на прибыль. Налоговая база по налогу на имущество формируется исходя из его остаточной стоимости по данным бухгалтерского учета (п. 1 ст. 375 НК РФ). Сумма налога на имущество относится к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль (п.п. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому даже в том случае, если стоимость ОС искажена только в бухгалтерском учете, пересчитать налог на прибыль все равно придется (см. письмо Минфина России от 13.04.06 г. N 03-06-01-04/84).
Штраф за неполную уплату налогов составляет 20% неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК РФ). Если занижение налоговой базы явилось следствием грубого нарушения правил учета, то организацию оштрафуют в соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ. Сумма штрафа при этом будет в два раза ниже, но не менее 15 000 руб. Одновременно эти две нормы применяться не могут (п. 2 ст. 108 НК РФ).
Штрафы начисляются за опоздание только уплаты налогов, но не авансовых платежей по ним. Однако уплатить пени нужно в любом случае. Федеральным законом от 27.07.06 г. N 137-ФЗ \"О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования\" урегулирован спорный вопрос о начислении пени в случае несвоевременного или неполного перечисления авансовых платежей (п. 3 ст. 58 НК РФ).

Амортизация транспортных средств
Начисление амортизации по приобретенному ТС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету. Расчет годовой суммы амортизационных начислений производится линейным способом на основании первоначальной стоимости объектов и нормы амортизации, определенной исходя из срока их полезного использования.
Установленный срок полезного использования для легковых автомобилей и автотранспорта грузоподъемностью до 0,5 т - от трех до пяти лет. За этот период согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 1.01.02 г. N 1, организация сможет списать стоимость автомобиля на расходы.

Пример 2. Согласно Классификации основных средств срок полезного использования автомобиля составляет 5 лет. Первоначальная стоимость легкового автомобиля - 300 530 руб. Годовая норма амортизации равна 20% (100% / 5 лет). Годовая сумма амортизации составляет 60 106 руб. (300 530 руб. x 20%), соответственно месячная - 5008,83 руб. (60 106 руб. / 12 мес.).

Дебет 01, Кредит 08 - 300 530 руб. - автомобиль принят к эксплуатации,
Дебет 20, 26, 44, Кредит 02 - 5008,83 руб. - начислена месячная сумма амортизации.
Если организация приобрела автомобиль, бывший в эксплуатации, то в налоговом учете согласно п. 12 ст. 259 НК РФ срок полезного использования определятся как разность нормативного срока эксплуатации объекта и срока его фактической эксплуатации. В бухгалтерском учете также можно использовать данный метод для определения срока полезного использования автомобиля. Иными словами, организация может учесть срок полезного использования имущества, в течение которого оно принадлежало предыдущему владельцу.
При расчете налога на прибыль перенос расходов на приобретение автомобиля возможен через амортизацию с применением линейного или нелинейного метода (ст. 259 НК РФ). Делая выбор, бухгалтер должен определить, что важнее: уменьшить налоговую базу по прибыли или упростить себе работу.
Заметим, что для легковых автомобилей стоимостью свыше 600 000 руб. в налоговом учете применяется понижающий коэффициент амортизации 0,5 (п. 9 ст. 259 НК РФ).
С 1 января 2006 г. в налоговом учете можно единовременно списать на расходы до 10% стоимости приобретенного ОС, введенного в эксплуатацию (п. 1.1 ст. 259 НК РФ).

Приобретение горюче-смазочных материалов
Эксплуатация автомобилей невозможна без горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) и специальных жидкостей. Приобретение ГСМ может производиться организацией как за наличный расчет, так и в безналичной форме, а также по договору поставки с условием оплаты по безналичному расчету. Поставляемые таким образом ГСМ принимаются к учету на основании полученных от поставщика товаротранспортной накладной и счета-фактуры.
Учет ГСМ ведется на счете 10, субсчет \"Горюче-смазочные материалы\". Принятие к учету производится по фактической стоимости без учета НДС (при оплате за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, облагаемой НДС). Аналитический учет ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Материально ответственные лица должны вести учет ГСМ в книге (карточке) учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству.
В ходе эксплуатации ТС топливо расходуется и списывается на затраты организации. Документальным подтверждением его расхода служит путевой лист, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. N 78. Она является обязательной только для автотранспортных организаций. Организация может разработать свою форму путевого листа, в которой будут содержаться все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ \"О бухгалтерском учете\" (см. письмо Минфина России от 1.08.05 г. N 03-03-04/1/117).
Списание (отпуск) ГСМ может производиться по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости. Выбор метода списания необходимо закрепить в учетной политике организации. Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуск).
Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию, перемещению внутри организация ведется в журнале операций по выбытию и перемещению материалов (топлива).

Особенности отражения расходов по ремонту транспортных средств
Бухгалтерский учет затрат на ремонт ТС зависит, во-первых, от метода отражения затрат на проведение ремонтов в бухгалтерском учете (создание резерва предстоящих расходов на ремонт ОС или включение расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения) и, во-вторых, от способа осуществления ремонта (подрядный или хозяйственный).
При создании резерва на ремонт ОС в бухгалтерском учете ежемесячно производится запись по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 96 \"Резервы предстоящих расходов\" на сумму ежемесячных отчислений в резерв. Сумма этих отчислений определяется исходя из нормативов, утвержденных организацией, которые исчисляются на основании сметных расчетов на проведение ремонтов. Сумма превышения зарезервированных отчислений над фактическими затратами на ремонт в конце года сторнируется. Остаток резерва на конец года не сторнируется только в случаях длительного срока производства ремонтных работ в соответствии с п. 69 Методических указаний по учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.03 г. N 91н (в ред. от 27.11.06 г.). В случае проведения ремонта подрядным способом фактические затраты на ремонт списываются с кредита счетов 60 \"Расчеты с поставщиками и подрядчиками\" или 76 \"Расчеты с разными дебиторами и кредиторами\" в дебет счета 96.
Кроме расходов на ГСМ организации придется периодически затрачивать средства на текущий ремонт автомобиля, который может осуществляться либо собственными силами, либо с привлечением специализированных организаций - автосервисов.

Пример 3. Организация заключила договор на сервисное обслуживание двух легковых автомобилей, используемых в рамках уставной деятельности. Стоимость ремонта на основании акта о выполненных работах составила 11 800 руб., включая НДС - 1800 руб.
В бухгалтерском учете производятся следующие записи:
Дебет 20, 26, 44, Кредит 60 - 10 000 руб. - отражены услуги согласно акту о выполненных работах,
Дебет 19, Кредит 60 - 1800 руб. - отражен НДС со стоимости услуг,
Дебет 60, Кредит 51 - 11 800 руб. - произведен расчет с подрядной организацией (выписка банка).
Если при осуществлении ремонтных работ заменяются номерные запасные части, то согласно постановлению N 938 организации обязаны в установленном порядке изменить регистрационные данные в ГИБДД или органах Гостехнадзора в течение пяти суток после замены номерных агрегатов.
При покупке запчастей к ТС (двигателей, аккумуляторов, шин и т.п.) организация обязана вести их учет на счет 10 (если автомобиль в аренде - на забалансовом счете 002 \"Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение\"). На субсчете 10-5 \"Запасные части\" учитываются наличие и движение приобретенных или изготовленных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для производства ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и т.п., а также автомобильных шин в запасе и обороте.
Автомобильные шины (покрышка, камера и ободная лента), находящиеся на колесах и в запасе при транспортном средстве, включаемые в его первоначальную стоимость, учитываются в составе основных средств.
Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета в количественном выражении с указанием должности и фамилии получившего, даты получения, заводского номера.

Пример 4. По договору, заключенному с ремонтной мастерской, в организации произведен ремонт автомобиля (покраска бампера). Стоимость ремонта согласно акту выполненных работ составила 5000 руб., в том числе НДС - 763 руб.
В бухгалтерском учете при методе включения расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения производятся следующие записи:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44), Кредит 60 - 4237 руб. - отнесена на себестоимость стоимость выполненных работ по ремонту согласно акту выполненных работ,
Дебет 19, Кредит 60 - 763 руб. - отражен НДС со стоимости выполненных работ,
Дебет 60, Кредит 51 - 5000 руб. - погашена задолженность перед подрядчиком за выполненные работы по ремонту,
Дебет 68, Кредит 19 - 763 руб. - предъявлен к вычету НДС по выполненным и оплаченным работам.
При ремонте ОС хозяйственным способом все затраты по каждому объекту, подлежащему ремонту, предварительно учитываются на счете 23 \"Вспомогательные производства\", а по окончании ремонтных работ списываются либо в дебет счета 96, либо в дебет счетов учета затрат с учетом места эксплуатации объекта.

Безвозмездная передача транспортного средства
Передать ТС организация может только физическим лицам или некоммерческим организациям, поскольку ст. 575 ГК РФ запрещает дарение и передачу имущества на сумму более 5 МРОТ между коммерческими организациями.
При расчете налогооблагаемой прибыли организация не сможет учесть расходы в виде стоимости переданного автомобиля и затраты, связанные с такой передачей (п. 16 ст. 270 НК РФ). С этих не учитываемых в налоговом учете расходов следует отразить постоянное налоговое обязательство (Дебет 99, Кредит 68). Кроме того, у налогоплательщика возникают налоговые обязательства по НДС, так как согласно п. 1 ст. 146 НК РФ безвозмездная передача в целях исчисления налога рассматривается как реализация. Налоговая база определяется в порядке, установленном ст. 40 НК РФ, исходя из рыночных цен.
Если ТС безвозмездно передается физическому лицу, у него возникает доход в натуральной форме, который нужно включить в налоговую базу по НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ). Организация - налоговый агент физического лица обязана исчислить и удержать налог на момент передачи ТС в собственность. Если удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога невозможно, то налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить об этом с указанием суммы задолженности в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ). Уплата налога в таком случае будет производиться налогоплательщиком на основании налогового уведомления (см. письмо ФНС России от 24.01.05 г. N 04-1-03/800).
Бухгалтерский учет безвозмездной передачи ТС аналогичен порядку его списания вследствие морального или физического износа.

Реализация транспортного средства организациями, применяющими УСН
Для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - УСН), правила бухгалтерского учета ТС как объекта ОС аналогичны изложенным, за исключением того, что они не начисляют НДС при его реализации и не применяют ПБУ 18/02 (ст. 3 Закона N 129-ФЗ).
Для таких организаций бухгалтерский учет реализации ТС заключается только в списании его остаточной стоимости (у них нет необходимости также отражать выручку от реализации).
В отличие от бухгалтерского учета при расчете единого налога у организации в случае реализации ТС могут возникнуть проблемы. Если налогоплательщик продаст ТС до истечения трех лет с момента учета расходов на его приобретение, то с этого времени ему придется пересчитать всю налоговую базу по правилам главы 25 НК РФ и уплатить дополнительную сумму налога и пени (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Согласно Классификации основных средств пересчитать налоговые обязательства в этом случае придется исходя из сроков списания капитальных затрат, которые превосходят период списания затрат на приобретение ОС при применении УСН (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Возможность таких налоговых последствий вряд ли покроет трудовые потери, даже если автомобиль продан с прибылью.
Кроме того, в результате применения правил главы 25 НК РФ у ТС на момент списания может увеличиться остаточная стоимость, которую организация не вправе учесть при расчете единого налога. Данная точка зрения высказана Минфином России в письме от 27.05.05 г. N 03-03-02-04/1/131 и обосновывается тем, что в закрытом перечне расходов, указанном в ст. 341.16 НК РФ, не поименованы затраты в виде остаточной стоимости ОС, реализованных до истечения предусмотренных п. 3 ст. 346.16 НК РФ сроков. Таким образом, реализацию ТС до истечения трех лет с момента учета расходов на его приобретение, по возможности, лучше все-таки отложить.

Прочие расходы по содержанию транспорта, возникающие в ходе эксплуатации
Расходы на хранение автомобилей в гараже, на стоянке. Организация может арендовать либо отдельно стоящее здание гаража, либо боксы в гаражах, которые принадлежат другим организациям.
Арендные отношения регулируются ГК РФ. Аренда зданий и сооружений рассматривается как отдельный вид договора аренды и регулируется параграфом 4 главы 34 ГК РФ. По договору аренды здания арендодатель обязуется передать арендатору здание во временное владение и пользование или во временное пользование (п. 1 ст. 650 ГК РФ). Причем в договоре обязательно должен быть указан размер арендной платы.
При заключении договора аренды здания и сооружения следует помнить, что договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом (ст. 609 ГК РФ). Однако государственной регистрации подлежит договор аренды здания, заключенный на срок не менее года (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Если договор аренды, в нашем случае гаража, заключен на срок менее года, то государственной регистрации он не подлежит и считается заключенным с момента, определяемого в соответствии с п. 1 ст. 433 ГК РФ (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 16.02.01 г. N 53). Если договор аренды продлевается на срок менее одного года, то госрегистрация не требуется (п. 10 письма N 53). Требования гражданского законодательства о регистрации договора аренды распространяются также на договор субаренды (п. 19 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 г. N 66).
Одновременно с передачей прав владения и пользования недвижимостью арендатору передаются права на ту часть земельного участка, которая занята этой недвижимостью и необходима для ее использования (ст. 652 ГК РФ). В случаях когда арендодатель является собственником земельного участка, на котором находится сдаваемое в аренду здание, арендатору предоставляется право аренды или предусмотренное договором аренды здания иное право на соответствующую часть земельного участка.
Если договором не определено передаваемое арендатору право на соответствующий земельный участок, то к нему переходит на срок аренды здания право пользования той частью земельного участка, которая занята зданием и необходима для его использования в соответствии с его назначением.
Плата за пользование земельным участком, на котором расположено здание, или передаваемой вместе с ним соответствующей частью участка включается в арендную плату, установленную договором, если иное не предусмотрено законом или договором (п. 2 ст. 654 ГК РФ).
Расходы организации, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, а также с выполнением работ, оказанием услуг, признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).
Следовательно, в случае использования здания (помещения) гаража для целей осуществления обычных видов деятельности организации расходы, связанные с оплатой аренды, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они были произведены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.
Полученное в аренду здание или помещение арендатор согласно Плану счетов учитывает на забалансовом счете 001 \"Арендованные основные средства\". На этом счете арендованное имущество учитывается в сумме, указанной в договоре аренды.
Принятие арендованного здания (помещения) к бухгалтерскому учету у арендатора отражается записью:
Дебет 001 - учтена стоимость арендованного имущества, указанная в договоре аренды.
Расчеты с арендодателем по арендной плате отражаются в учете арендатора следующим образом:
Дебет 44, 26, Кредит 76 - начислена арендная плата согласно счету арендодателя,
Дебет 19, Кредит 76 - отражен НДС с арендной платы,
Дебет 76, Кредит 51 - денежные средства перечислены арендодателю,
Дебет 68, Кредит 19 - принят к вычету НДС, подлежащий вычету.
В налоговом учете арендные платежи у арендатора учитываются в составе прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией, на основании п.п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. письмо Минфина России от 11.01.06 г. N 03-03-04/2/1). При этом расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходами могут быть только экономически оправданные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Таким образом, арендные платежи могут быть приняты для целей налогообложения при условии, что предоставляемое в аренду имущество используется в деятельности организации.
Аренда гаража у физического лица. В этом случае арендная плата, которую выплачивает организация-арендатор, признается его налогооблагаемым доходом (п.п. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), в отношении которого применяется налоговая ставка в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Исчисление и уплату налога, удержанного у физического лица, должен производить налоговый агент. В нашем случае это будет организация - арендатор гаража (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговый агент обязан удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Налоговый агент обязан перечислить НДФЛ в бюджет не позднее дня перечисления дохода со своего банковского счета на счет плательщика либо по его поручению на банковские счета третьих лиц.
В случае заключения организацией договора аренды гаража с физическим лицом на суммы арендной платы ЕСН не начисляется (см. письмо Минфина России от 10.02.04 г. N 04-04-06/21).
Учет расходов на платные автостоянки. В случае отсутствия у организации гаража или места для стоянки автомобиля она может парковать автотранспортные средства на платной охраняемой стоянке.
Плата за парковку вносится, как правило, наличными через подотчетное лицо. Выдача наличных денег подотчетному лицу из кассы организации осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40. Выдача наличных средств производится по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88) или по другому документу (например, по заявлению на выдачу денег), на который накладывается штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или другими уполномоченными на то лицами.
Не позднее трех дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1 \"Авансовый отчет\", утвержденной постановлением Госкомстата России от 1.08.01 г. N 55. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход денежных средств и позволяющие принять к учету расходы по оплате стоянки.
Наличные денежные расчеты в случае продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг осуществляются организациями с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ) согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 г. N 54-ФЗ \"О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт\". При наличных расчетах с организациями ККТ нужно применять обязательно.
Если подотчетное лицо при оплате услуг автостоянки действует как физическое лицо, то документом, подтверждающим оплату произведенных расходов, является квитанция за парковку автомобиля по форме, утвержденной письмом Минфина России от 24.02.94 г. N 16-38.
Когда подотчетное лицо, оплачивая услуги парковки, предъявляет доверенность, оно выступает от имени организации. Сторона, оказывающая услуги по парковке, обязана выдать ему контрольно-кассовый чек и счет-фактуру на сумму оплаченных услуг.
В целях бухгалтерского учета расходы на оплату стоянки служебного автомобиля относятся к расходам по обычным видам деятельности как расходы по содержанию и эксплуатации основных средств (пп. 5, 7 ПБУ 10/99).
Расходы на оплату автостоянки принимаются к учету на основании авансового отчета подотчетного лица. При этом производится запись:
Дебет 26, 20, 44, Кредит 71.
В налоговом учете расходы на стоянку служебного автотранспорта включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма N 03-03-04/2/1.
Расходы на мойку автомобилей. Данные расходы можно учитывать для целей налогообложения прибыли (см. письма Минфина России N 03-03-04/2/1 и от 20.06.06 г. N 03-03-04/1/530). Такие расходы являются расходами на содержание служебного транспорта и согласно п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.
Первичными документами, подтверждающими произведенный расход, могут являться чеки ККТ (товарные чеки). В чеке ККТ или товарном чеке, являющемся приложением к чеку ККТ, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая обслуживалась (см. письмо Управления ФНС России по г. Москве от 12.04.06 г. N 20-12/29007).
При расчетах с юридическими лицами должна использоваться ККТ. Если водитель (экспедитор) оплачивает услуги парковки как физическое лицо, т.е. от своего имени, то документом, подтверждающим оплату произведенных расходов, будет упомянутая квитанция. Если же водитель (экспедитор) действует на основании доверенности, выданной организацией, то оплата расходов может быть подтверждена только чеком ККТ и счетом-фактурой.
Расходы по проведению технического осмотра. Допуск ТС, предназначенных для участия в дорожном движении на территории Российской Федерации, в соответствии с п. 3 ст. 15 Федерального закона от 10.12.95 г. N 196-ФЗ \"О безопасности дорожного движения\" осуществляется путем регистрации транспортных средств и выдачи соответствующих документов, в том числе талона о прохождении государственного технического осмотра. Находящиеся в эксплуатации на территории Российской Федерации и зарегистрированные в установленном порядке ТС подлежат обязательному государственному техническому осмотру (п. 1 ст. 17 Закона N 196-ФЗ).
Технический осмотр ТС производится при приобретении (регистрации) автомобиля, а затем с периодичностью, определенной постановлением Правительства Российской Федерации от 31.07.98 г. N 880 \"О порядке проведения государственного технического осмотра транспортных средств, зарегистрированных в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации\" и приказом МВД России от 15.03.99 г. N 190 \"Об организации и проведении государственного технического осмотра транспортных средств\".
Плата за проведение государственного технического осмотра, уплачиваемая в связи с приобретением ТС, являющегося объектом ОС, является затратами на его приобретение, сооружение и изготовление и должна включаться в его первоначальную стоимость (см. письмо Минфина России от 5.07.06 г. N 03-06-01-04/138).
Представляется, что плата за проведение технического осмотра в последующие периоды эксплуатации автомобиля должна включаться в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, согласно п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.